銷售服務(wù)過程控制程序
銷售服務(wù)過程控制程序 | 制訂/修訂日期 | 2023-07-24 | |||
發(fā)布/實施日期 | 2023-07-24 | ||||
文件編號 | Xf—2023-07-24 | 版本號 | A | 文件修訂次數(shù) | 0 |
1、目的
對銷售服務(wù)過程中直接影響服務(wù)要求符合性的各種因素進行控制，確保滿足顧客要求。
2、范圍
適用于銷售服務(wù)提供過程的策劃與實施、確認、標(biāo)識與追溯、外部方財產(chǎn)、產(chǎn)品防護等環(huán)節(jié)的有效控制。
3、職責(zé)
3.1 營業(yè)部：負責(zé)銷售服務(wù)的提供以及對此全過程的控制。
4、措施和方法
4.1 銷售和服務(wù)提供的控制
4.1.1 銷售和服務(wù)提供的受控條件
營業(yè)部負責(zé)策劃銷售和服務(wù)的受控條件，并在以下受控條件下提供銷售和服務(wù)：
a）獲得表述產(chǎn)品（產(chǎn)品銷售和服務(wù)）特性的信息：包括產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、顧客與公司簽訂的供銷合同、顧客訂單等；
b）使用適宜的設(shè)備：包括電話、電腦設(shè)備、打印機、復(fù)印機、辦公用具等；
c）獲得和使用監(jiān)視和測量設(shè)備：由于對產(chǎn)品質(zhì)量的檢驗和化驗已經(jīng)委托外部方實施，對銷售和服務(wù)過程的監(jiān)測也不需要使用相關(guān)設(shè)備，因此刪減此項；
d）實施監(jiān)視和測量：包括提供給顧客的產(chǎn)品，以及銷售和服務(wù)過程的監(jiān)測；
e）實施產(chǎn)品放行、交付和交付后活動：應(yīng)在產(chǎn)品經(jīng)監(jiān)測合格，銷售服務(wù)內(nèi)容（如發(fā)貨清單、發(fā)貨單號）完整、正確、準(zhǔn)確的情況下才可向顧客交付；委托外包貨運單位向顧客交付產(chǎn)品后，應(yīng)跟蹤顧客的收貨和驗貨情況，并在貨物發(fā)生質(zhì)量問題的情況下，向顧客承諾并實施召回、補貨、換貨、退貨的措施。
4.1.2 銷售和服務(wù)提供的實施
自接受顧客合同/訂單起，至顧客驗收合格接受產(chǎn)品止，公司產(chǎn)品銷售和服務(wù)的提供，包括了以下過程并應(yīng)形成和保持：
a）營業(yè)部根據(jù)顧客確認的《銷售合同》的要求，選擇合格供方實施貨物采購。
b）商務(wù)部、技術(shù)部按采購產(chǎn)品驗收規(guī)定完成產(chǎn)品的驗收。
c）貨物自生產(chǎn)地向物流承運單位的轉(zhuǎn)運。
d）營業(yè)部將發(fā)運信息通知顧客，并將發(fā)運單據(jù)移交公司財務(wù)部。
f）技術(shù)部跟蹤貨物到達及顧客驗貨和收貨情況，完成交付活動，并通知財務(wù)部。
g）技術(shù)部根據(jù)顧客驗收反饋信息，分別實施召回、補貨、換貨、退貨等交付后活動。
4.2 銷售和服務(wù)提供過程的確認
4.2.1 特殊過程的識別
根據(jù)ISO9001標(biāo)準(zhǔn)在服務(wù)性行業(yè)的應(yīng)用指南，并以此作為對特殊過程評審和批準(zhǔn)的準(zhǔn)則。針對公司銷售和服務(wù)的特性，ISO9001標(biāo)準(zhǔn)所稱的特殊過程覆蓋公司產(chǎn)品銷售和服務(wù)提供的全過程。
4.2.2 特殊過程的確認
為了確保向顧客提供的產(chǎn)品銷售和服務(wù)滿足規(guī)定的要求，公司從以下方面對產(chǎn)品銷售和服務(wù)全過程進行確認，形成《銷售服務(wù)過程確認記錄》。
a）人員：在產(chǎn)品銷售和服務(wù)提供的各個環(huán)節(jié)，均應(yīng)由具備能力的人員擔(dān)當(dāng)。
b）過程：在產(chǎn)品銷售和服務(wù)提供的各個環(huán)節(jié)，均已形成并遵循正確的方法。
c）在提供產(chǎn)品銷售和服務(wù)之前，由營業(yè)部對上述內(nèi)容進行確認。
4.2.3 特殊過程的再確認
a）當(dāng)提供產(chǎn)品銷售和服務(wù)的人員或方法發(fā)生變更時，應(yīng)對此過程進行再確認。
b）提供產(chǎn)品銷售和服務(wù)的人員或方法無變更時，每年應(yīng)對此過程進行再確認。
4.3 標(biāo)識和可追溯性控制
4.3.1 標(biāo)識
a）采用顧客要求或公司自定的產(chǎn)品包裝識別符號標(biāo)識交付顧客的產(chǎn)品。
b）采用區(qū)域或作業(yè)場所掛牌的方式，標(biāo)識提供產(chǎn)品銷售和服務(wù)的場所。
4.3.2 追溯
通過貨物發(fā)運單據(jù)、貨物采購和現(xiàn)場驗收記錄，在需要時實現(xiàn)產(chǎn)品銷售和服務(wù)追溯。
4.4 外部方財產(chǎn)
4.4.1 外部方財產(chǎn)識別
公司涉及的外部方財產(chǎn)僅包括外部方相關(guān)的個人信息。
4.4.2 外部方財產(chǎn)控制
公司各級人員嚴格遵守保密規(guī)定，確保外部方個人信息未被泄露、未被用于非正當(dāng)目的。
4.5 產(chǎn)品防護
4.5.1 產(chǎn)品防護的時段
產(chǎn)品防護的時段應(yīng)從接受顧客要求的產(chǎn)品和服務(wù)之時起，直到顧客接收公司銷售的產(chǎn)品并完成貨款結(jié)算為止（顧客預(yù)付貨款時，截止日期為顧客完全接收公司銷售的產(chǎn)品）。
4.5.2 產(chǎn)品防護的對象
產(chǎn)品防護的對象包括銷售給顧客的產(chǎn)品實物產(chǎn)品、為顧客提出質(zhì)疑時進行驗證而保留的產(chǎn)品實物樣本、證實公司提供的銷售和服務(wù)滿足要求的證據(jù)和信息。
4.5.3 產(chǎn)品防護的內(nèi)容
a）實物產(chǎn)品防護：包括貨物及其標(biāo)識（含運輸標(biāo)識）、搬運（含裝車、轉(zhuǎn)運、貨運）、包裝（含裝箱）、貯存（含樣本）和保護（含隔離）等，防止貨物混裝、包裝破損、標(biāo)識殘缺、數(shù)量短缺、規(guī)格不符、貨物受潮等。
b）服務(wù)信息防護：包括對實物產(chǎn)品進行檢驗的證據(jù)、顧客表述產(chǎn)品要求的文件及溝通的證據(jù)、交付貨運及售后服務(wù)的證據(jù)等。
4.5.4 產(chǎn)品搬運的控制
商務(wù)部應(yīng)采用適當(dāng)?shù)陌徇\方式對不同產(chǎn)品進行控制，確保其不丟失、不損毀。
4.5.5 產(chǎn)品包裝的控制
a）顧客有特殊要求時，營業(yè)部應(yīng)確保實物產(chǎn)品的包裝符合顧客的特殊要求。
b）顧客無特殊要求時，營業(yè)部負責(zé)確定實物產(chǎn)品的包裝要求并嚴格執(zhí)行和監(jiān)督。
c）商務(wù)部、技術(shù)部應(yīng)確保實物產(chǎn)品包裝內(nèi)外的一致性，保持外觀清潔、完整。
d）商務(wù)部、技術(shù)部應(yīng)采用適當(dāng)?shù)陌b方式控制不同介質(zhì)的服務(wù)信息，確保其不遺失、不損毀。
4.5.6 產(chǎn)品貯存的控制
a）公司適當(dāng)貯存產(chǎn)品實物產(chǎn)品，商務(wù)部同時保持供方產(chǎn)品的符合性情況。
b）商務(wù)部負責(zé)產(chǎn)品實物樣本的貯存，應(yīng)確保其標(biāo)識正確、內(nèi)容完整、信息清楚、保存完好、狀態(tài)基本穩(wěn)定。
c）營業(yè)部應(yīng)采用適當(dāng)?shù)馁A存方式控制不同介質(zhì)的服務(wù)信息，確保其不遺失或損毀、便于歸檔和檢索。
4.5.7 產(chǎn)品標(biāo)識和保護
a）商務(wù)部通過對搬運、包裝過程的適當(dāng)控制，適時檢查貯存狀態(tài)，確保實物產(chǎn)品標(biāo)識、實物樣本標(biāo)識和服務(wù)信息標(biāo)識保持符合要求。
b）營業(yè)部通過對供方搬運、包裝和貯存過程的適當(dāng)控制，有效保護實物產(chǎn)品。
c）商務(wù)部采用適當(dāng)?shù)馁A存方式，有效保護實物樣本。
5、相關(guān)/支持性文件
《銷售服務(wù)規(guī)范》
《銷售合同》
6、記錄表格
《銷售服務(wù)過程確認記錄》
《送貨單》
